Si è assistito inoltre a una crescita del numero di “viaggiatori digitali” che preferiscono prenotare direttamente dal sito web, attratti dalla facilità e immediatezza del processo di prenotazione. Il booking engine fa risparmiare tempo e fornisce le informazioni necessarie per prenotare una camera al cliente. Molti hotel sono riusciti a incrementare il loro fatturato grazie all’utilizzo del motore di prenotazione, riducendo la dipendenza dalle Agenzie di viaggio Online (OTA) e da altri partners esterni.

Uno dei principali vantaggi proviente dall’utilizzo di un Booking Engine è costituito dal non pagare commissioni sulle prenotazioni dirette. Gli utenti che navigano possono prenotare direttamente online, tramite l’installazione del Booking Bar altamente personalizzabile e adattabile al sito web dell’hotel. La booking bar è la barra di prenotazione, tramite cui il viaggiatore seleziona almeno la data di arrivo e partenza e, se previsto, anche la composizione degli ospiti suddividendo tra adulti e bambini. La prenotazione diretta permette di incrementare il fatturato e di avere pieno controllo sulla strategia dei prezzi adottando anche tariffe dinamiche in funzione dell’andamento delle vendite.

Il Booking Engine consente di ricevere prenotazione 24 ore al giorno. Le statistiche mostrano come sempre più prenotazioni oggi vengono fatte durante le ore serali da casa. Le ragioni principalmente sono dovute al fatto che le aziende controllano l’accesso ad Internet dal posto di lavoro, ed ormai ogni abitazione dispone di un computer e un accesso alla Rete. Avere un Booking Engine permette di ricevere prenotazioni anche al di fuori dell’orario di lavoro, soprattutto per strutture che non offrono il servizio di portineria o front-office h24. Tale soluzione, ad esempio, è estremamente valida per B&B, agriturismi, residence che offrendo ai potenziali clienti un servizio di prenotazione continuo, facile e immediato, faciliti la prenotazione in tempo breve.

Il Booking Engine velocizza l’acquisto di una camera perchè riduce a pochi clic il processo di vendita e diminuisce il tempo impiegato per completare la registrazione dei dati personali. Da studi recenti sulla User Experience, i clic per la prenotazione web dovrebbero essere al massimo tre per evitare l’interruzione del processo e il successivo abbandono del sito. I clienti compilano da soli è in piena autonomia il modulo di registrazione con tutti le informazioni utili per completare il processo di acquisto, riducendo il lavoro operativo in hotel e anche la chance di commettere errori manuali di digitazione. Il personale della struttura ricettiva avrà meno lavoro e più tempo libero per lavorare su altri importanti mansioni dell’Hotel e da dedicare alla soddisfazione degli ospiti.

Tramite un sistema di prenotazione online gli Hotel possono attuare strategie di upgrade e upselling: l’upgrade è la capacità di vendere più prodotto, o prodotto di più alta gamma, rispetto alla vocazione iniziale dell’acquirente. Come conseguenza si ha un fatturato maggiore.

L’Upgrade può consistere nel fornire una camera migliore rispetto a quella pattuita allo stesso prezzo: questa tecnica viene usata soprattutto nel periodo di bassa stagione quando l’occupazione dell’Hotel è più bassa.

L'utilizzo dell’Upgrade ha dei risvolti psicologici notevoli sulla qualità percepita, infatti aver ricevuto una camera di maggiore valore a parità di prezzo non solo non incide sui costi dell’Hotel, ma anche crea nel cliente un giudizio positivo dell’esperienza d’acquisto, che si riflette sull’esperienza complessiva di soggiorno e si tradurrà in un aumento della brand reputation.

La tecnica di Up selling mira invece a offrire al cliente qualcosa di maggior valore rispetto alla sua scelta d'acquisto iniziale.

In caso di imprenditori che dispongono di più strutture ricettive, il Booking Engine dovrebbe consentire anche di fare anche cross selling: una tecnica di vendita con cui si aumenta il valore dello scambio mettendo a disposizione prodotti o servizi in qualche modo collegati con la scelta d'acquisto iniziale, che rendono l’offerta completa. A titolo d’esempio, l’hotel di città potrebbe riempirsi più velocemente dell’hotel in località marittima. Se il booking engine consente di proporre il soggiorno anche in altre strutture afferenti allo stesso cluster, è possibile massimizzare la vendita e bilanciare il pernottamento per struttura.

Le prenotazioni tramite le OTA patiscono di un altissimo numero di cancellazioni. Booking.com dichiara che il 35% delle prenotazioni provenienienti dal Portale Turistico più famoso al mondo sono soggette a cancellazione: purtroppo, l’esperienza sul campo può portare a constatare un tasso di cancellazione ben maggiore in virtù della posizione geografica dell’hotel.

E’ dimostrato che le prenotazioni dirette subiscono tassi di cancellazione di molto inferiori al 2%: questo perchè la fidelizzazione del viaggiatore che prenota direttamente è nettamente superiore.

Nel mondo dell’ospitalità alberghiera il No Show è un serio problema perché il mancato arrivo di un cliente ha un costo che si traduce in incassi mancati e perdita di tempo. Si verifica quando un cliente che aveva prenotato una stanza non si presenta il giorno previsto, senza dare delle spiegazioni, creando disagi e lavoro extra per lo staff in reception. La mancata vendita non è recuperabile causando un danno anche al fatturato dell’azienda. E’ dimostrato che le vendite tramite Booking Engine permettono di ridurre notevolmente il numero di No Show perchè il cliente che ha pagato precedentemente la prenotazione mancherà soltanto per motivi reali.

Il Booking Engine dovrebbe consentire di avere in tempo reale forecast e consolidato: cioè report che forniscano un resoconto della situazione delle vendite sia per prenotazioni giunte che per notti vendute. Il booking engine dovrebbe essere anche il centro dell’analisi delle vendite, fornendo tool che consentano un'analisi aggiornata per finalità di marketing e di fatturato.

Oltre a strumenti di revenue management, il booking engine dovrebbe essere integrato con Google Analytics e altri strumenti di metriche web per consentire di verificare la performance del sito web dell’hotel: il website infatti, grazie al sistema di prenotazione web non è più una mera vetrina, ma diventa un vero ecommerce a tutti gli effetti, permettendo di ricevere prenotazioni dirette e pagamenti in tempo reale.

Spesso si valuta l’adozione di un sistema di prenotazione diretta dal proprio website per ridurre le commissioni riconosciute alle OTA, ma in realtà i benefici indiretti sono ben maggiori: prima di tutto, la fidelizzazione del Cliente finale, cioè del viaggiatore. Oltre a ciò, analizzare i dati sia in ottica revenue che in ottica di comportamento del viaggiatore, sicuramente costituiscono un’occasione di crescita per l’albergatore. Per queste ragioni, risulta imprescindibile l’idea di avere un Booking Engine nel proprio sito web per avere più prenotazioni dirette.