Come scegliere il metodo migliore per pubblicare le tariffe del tuo hotel e ricevere più prenotazioni dirette

La domanda più comune che si pone l'albergatore quando decide di iniziare a vendere online il proprio hotel è: “devo pubblicare le tariffe dell'hotel per camera o per persona?”.

I parametri che determinano il prezzo della camera dipendono dalla strategia di tariffazione utilizzata dall'albergo, ma anche dai piani tariffari adottati: cioè dipende se la camera viene venduta solamente con tariffe bed and breakfast (che includono pernottamento e prima colazione) oppure viene proposta anche la mezza pensione e altre tariffe che includano pasti.

Tali servizi richiedono il calcolo del prezzo sulla base del numero di occupanti della camera, ma anche dalla presenza di bambini e da eventuali sconti applicati alle diverse fasce di età. L'adozione della tariffazione dinamica consente all'albergatore di pubblicare ogni giorno prezzi differenti, pertanto il calcolo di un soggiorno può essere complesso: inoltre, piani tariffari non rimborsabili e altre offerte da applicare nel calcolo possono rendere il listino dell'hotel quasi incomprensibile per il viaggiatore.

Fino a che età l'hotel deve applicare gli sconti per bambini

La definizione di "bambino" è aleatoria: l'Unione Europea definisce "fanciullo" qualsiasi persona di età inferiore ai 18 anni (decisione quadro 2004/68/GAI).

Le aziende di trasporto spesso adottano due fasce di età di riferimento: 2 anni e 12 anni. In quasi tutta l'Europa i bambini sotto i 4 anni non pagano sui treni e, spesso, fino ai 12 anni non pagano neanche nei bus. Questa informazione può essere interessante per promuovere strategie tariffarie rivolte alla famiglia.

Nelle strutture ricettive i bambini con età compresa tra 0 e 2 anni non compiuti vengono di solito considerati neonati e con età compresa tra 2 e 12 anni non compiuti vengono considerati ragazzi. Quindi, solitamente, le fasce di età per eventuali sconti sono solamente due: 0-2 anni e 2-12 anni. E' comune che l'ospitalità in camera per i neonati sia gratuita se dormono nel letto con i genitori. Per i ragazzi viene applicato una scontistica; anche in questo caso con differenze profonde da struttura a struttura.

Ogni struttura ricettiva ha un target vocazionale differente: i Villaggi vacanze si rivolgono come proposta commerciale alle famiglie, mentre i boutique hotel spesso hanno come riferimento la coppia. I Villaggi vacanze comunemente offrono camere con tariffe basate su pensione completa o su formula all-inclusive, mentre i boutique hotel vendono on-line solamente piani tariffari in bed & breakfast. La presenza di bambini e ragazzi può incidere sul prezzo in maniera significativa.

Risulta evidente che ogni hotel ha esigenze differenti nella definizione dei propri listini, proprio per intercettare la propria clientela. Per tale ragione, la prassi comune di adottare solo due fasce di età per sconti non deve essere interpretata come un vincolo: introdurre più fasce di età con scontistica differenziata può essere una valida metodologia per incrementare nel proprio hotel la presenza di famiglie e, magari di avere più prenotazioni dirette.

A titolo di esempio, si ricorda che proprio i Villaggi vacanze sono soliti adottare anche fino a 5 fasce di età per sconti differenziati. Per poter avere più prenotazioni dirette è necessario, quindi, che lo strumento di prenotazione on-line disponibile sul sito dell'hotel sia versatile e consenta di avere scontistiche per più fasce di età, ma al tempo stesso consenta di calcolare il prezzo della camera anche aggiungendo i supplementi per persona.

Stabilire i prezzi in base alle tipologie di camera e nuove famiglie

Nella prassi, tutti gli albergatori considerano la camera doppia come la base per la definizione della tariffazione, anche se in realtà non esiste una metodologia analitica per determinare il prezzo delle altre camere partendo dalla doppia standard.

La camera doppia, indipendentemente che sia una matrimoniale o una doppia twin, venduta con tariffazione per camera introduce un vincolo comune: i primi due ospiti pagano come adulti, indipendentemente dalla presenza di un bambino. Cioè un padre o una madre che viaggiano accompagnati dal proprio figlio pagheranno sempre come due adulti. Quello che prima era una consuetudine tariffaria, legato alla rara evenienza, oggi in presenza delle nuove famiglie rischia di diventare una limitazione per i viaggiatori. L'incidenza sociale delle separazioni coniugali genera nuove abitudini di viaggio che esprimono opportunità di mercato: l'albergatore deve saperle cogliere per intercettare le nuove famiglie di viaggiatori.

Camere con occupazione dinamica e camere virtuali

Le strategie di tariffazione e scontistica applicate dall'hotel dipendono da molti fattori: sicuramente, le OTA – Online Travel Agencies – hanno consolidato il modello di vendita della camera a base due, cioè considerando un'occupazione minima di due ospiti. Nel linguaggio settoriale introdotto dai booking engine e dalle OTA per "camera con occupazione dinamica" si intende una camera il cui prezzo cambia in virtù del numero di occupanti. Non tutti i booking engine, né tutte le OTA consentono la creazione di camere con occupazione dinamica, in cui il prezzo cambia in virtù del numero di ospiti prenotanti, pertanto si è soliti vedere le tariffe pubblicate per "Camera doppia", "Camera tripla", ecc. Si tratta di una evidente limitazione: infatti, l'hotel in alcune occasioni è disponibile a vendere la camera più grande anche ad una coppia, magari cambiando l'allestimento della camera stessa e trasformando il letto supplementare in un sommier.

Inoltre, secondo gli standard ormai è consuetudine specificare le tipologie di letto proposto: una poltrona letto, venduta come terzo letto aggiuntivo in camera, è sicuramente meno confortevole di un letto tradizionale. I viaggiatori sono ormai attenti e, pertanto, oltre a presentare uno sconto, deve essere specificato anche nella descrizione.

Le camere virtuali rappresentano un ulteriore passo avanti nella strategia tariffaria: posso vendere la stessa camera proponendola con due nomi diversi e con due allestimenti differenti che si rivolgano a target differenti. A titolo di esempio, una quadrupla può essere una camera ideale per un gruppo di amici affiatati in viaggio, ma se proposta con un kit di cortesia per neonati e con dei giocattoli di plastica lavabili, può essere proposta anche con la denominazione "family room". Il problema proveniente dal mettere sul mercato la stessa camera con due denominazioni è il rischio di overbooking: le camere virtuali sono un'astrazione proposta da alcuni booking engine (piattaforme di prenotazioni diretta tramite il sito web) e da alcune OTA. La camera fisica e la camera derivata (virtuale), nel nostro esempio la qadrupla e la family room, fanno riferimento allo stesso contingente in vendita. La vendita di una delle due scala lo stesso allotment, evitando l'overbooking. 

Conclusioni: qual'è la migliore strategia tariffaria

La strategia di tariffazione tramite cui vengono composti i listini dell'hotel è influenzata da svariati parametri: location, tipologia di struttura, management, tutti fattori che rappresentano l'identità stessa dell'albergo, e quindi anche del target a cui l'hotel stesso si rivolge.

Le strutture ricettive che basano la propria offerta anche sulla ristorazione, su mezza pensione e pensione completa, sono soliti definire i propri listini partendo dal calcolo per persona, cioè dal numero di ospiti che occuperanno la camera, eventualmente aggiungendo sconti e supplementi per i bambini e i ragazzi, a volte conteggiando più fasce di età e tenendo in considerazione anche il numero di minori presenti in camera (fino a 1, oltre 2, etc.). Questi listini sono uno strumento eccellente per la comunicazione B2B, cioè con altri professionisti del settore, quali Tour Operator e Agenzie di viaggio, ma sicuramente rendono criptico al viaggiatore il calcolo di quanto costerà il proprio soggiorno. Al tempo stesso, i listini saranno di lettura complessa per i viaggiatori.

Il calcolo delle tariffe per persona rende complesso anche la pubblicazione delle tariffe sulle OTA e nel sistema di prenotazione online dell'hotel: infatti, spesso sono necessari arrotondamenti per rendere il prezzo di facile lettura e per evitare la presenza dei centesimi.  Dato il gran numero di variabili coinvolte, non esiste una sola strategia valida di tariffazione, ma esiste una regola certa per la comunicazione corretta: qualunque sia la metodologia adottata per calcolare le tariffe e organizzare la strategia di vendita, è importante che sia mantenuta omogenea.

Il sistema più semplice è il partire dall'impostare un foglio di calcolo (foglio elettronico OpenOffice, oppure Microsoft Excel, è indifferente): si tratta di uno strumento utile per calcolare l'incidenza del prezzo per persona e avere subito il calcolo per camera, potendo anche effettuare delle simulazioni sulle incidenze di sconti e supplementi per bambini e ragazzi, oppure su camere con occupazione dinamica.

Sicuramente, la pubblicazione della pagina Tariffe in un website è da considerarsi anacronistica e errata in termini di comunicazione. La pagina web delle tariffe per un hotel è un ostacolo al corretto revenue management: infatti, non consente la tariffazione dinamica. Inoltre, per i viaggiatori è complesso calcolare il costo di un soggiorno soprattutto se a cavallo di periodi differenti della stagione e se prevede l'utilizzo di supplementi e sconti per bambini.

La scelta da preferire per la pubblicazione delle tariffe dell'hotel sul proprio sito web è l'adozione di un booking engine, cioè di una piattaforma per le prenotazioni online: questi sistemi consentono al viaggiatore di calcolare con precisione e in pochi clic il costo del soggiorno.

In fase di scelta del proprio booking engine è importante verificare che la prenotazione avvenga in massimo 3 clic, che vengano supportate più fasce di età per lo sconto e che sia possibile gestire sia le camere con occupazione dinamica che le camere virtuali (cioè le camere il cui contingente in vendita è derivato da un'altra tipologia).Scegliere la strategia tariffaria corretta è solo una parte di una ricetta vincente per ricevere più prenotazioni dirette: è necessario accompagnarla con una strategia di comunicazione corretta per renderla accessibile agli utenti, e sicuramente un booking engine può essere lo strumento più idoneo per raggiungere tale obiettivo.